Dalam rangkaian Technical Meeting dan Workshop tersebut, ERT NHM mendelegasikan 3 perwakilan yang memiliki peran penting dalam persiapan tim NHM, yakni Hendrik Lesa selaku Manager Tim IFRC, Zakaria Barham sebagai Instruktur Tim, dan Muhammad Ifan sebagai Captain Tim. Technical Meeting menjadi agenda resmi yang wajib diikuti seluruh peserta sebelum kompetisi.
Pada sesi ini, panitia memberikan penjelasan mengenai mekanisme perlombaan, teknik pelaksanaan pada setiap kategori, sistem penilaian, standar keselamatan, hingga ketentuan administrasi yang harus dipenuhi masing-masing tim.
